Правила организации архивного хранения документов: требования и нормы

Финансовый менеджмент

Каждому юридическому лицу предстоит организовать и вести архив, а к этому есть ряд определенных требований. Только в таком случае организация может чувствовать себя в безопасности и облегчить трудовой процесс.

Основные правила описаны тут и их будет вполне достаточно, чтобы организовать хранение на законодательном уровне.

Правила организации

Для правильной организации хранения документов в архиве необходимо провести тщательное планирование и целый комплекс мероприятий. Основные действия будут следующими:

• определиться с помещением и правильно его оборудовать;
• обеспечить комнату и работающий там персонал всем необходимым техническим оснащением;
• организовать хранение документов согласно нормативам и правилам;
• упорядочить документы в архиве;
• ознакомиться со всеми нормативными актами относительно хранения.

Требования

Основные требования к организационным этапам будут следующими:

1. Комната для хранения. Помещение, которому предназначено выполнять роль архива, не должно находиться в деревянном здании. Сооружение должно быть новым. Необходимо чтобы влажность в нем не способствовала образованию плесени. Запрещается размещение приборов, которые могут стать причиной возгорания в архиве. Оптимальным вариантом будет помещение, находящееся отдельно от других.
2. Определенные требования выдвигаются и к работнику архива. Он должен быть квалифицированным специалистом, которому предстоит заниматься формированием списков документов, вести учет целей использования документов, заниматься составлением номенклатуры и прочее.
3. Сроки хранения каждого вида документа разные. Все они регулируются законодательством. Основная документация храниться 10 лет. Некоторые виды документов необходимо сохранять 5 лет. Но есть и те, которые необходимо хранить 50 и 75 лет.

Нормы хранения

         Также существуют и определенные нормы, которые необходимо соблюдать при хранении важных бумаг в архиве:

• освещение - документация должна быть защищена от попадания солнечных лучей: для использования в архивном помещении рекомендуются лампы, которые имеют плафон закрытой формы - лучше если комната будет полностью изолирована от дневного света;
• необходимо контролировать уровень влажности воздуха и температуру в помещении - проверка проводится несколько раз в неделю;
• поддержание чистоты – обязательное условие при хранении документов - это предотвратит появление грибка.

Кроме всего этого, нужно обеспечить надежный уровень защиты документации, хранящейся в архиве. Поэтому нужно позаботиться о организации охранного процесса.