Финансовый менеджмент
Каждому юридическому лицу предстоит организовать и вести архив, а к этому есть ряд определенных требований. Только в таком случае организация может чувствовать себя в безопасности и облегчить трудовой процесс.
Основные правила описаны тут и их будет вполне достаточно, чтобы организовать хранение на законодательном уровне.
Правила организации
Для правильной организации хранения документов в архиве необходимо провести тщательное планирование и целый комплекс мероприятий. Основные действия будут следующими:
- определиться с помещением и правильно его оборудовать;
- обеспечить комнату и работающий там персонал всем необходимым техническим оснащением;
- организовать хранение документов согласно нормативам и правилам;
- упорядочить документы в архиве;
- ознакомиться со всеми нормативными актами относительно хранения.
Требования
Основные требования к организационным этапам будут следующими:
- Комната для хранения. Помещение, которому предназначено выполнять роль архива, не должно находиться в деревянном здании. Сооружение должно быть новым. Необходимо чтобы влажность в нем не способствовала образованию плесени. Запрещается размещение приборов, которые могут стать причиной возгорания в архиве. Оптимальным вариантом будет помещение, находящееся отдельно от других.
- Определенные требования выдвигаются и к работнику архива. Он должен быть квалифицированным специалистом, которому предстоит заниматься формированием списков документов, вести учет целей использования документов, заниматься составлением номенклатуры и прочее.
- Сроки хранения каждого вида документа разные. Все они регулируются законодательством. Основная документация храниться 10 лет. Некоторые виды документов необходимо сохранять 5 лет. Но есть и те, которые необходимо хранить 50 и 75 лет.
Нормы хранения
Также существуют и определенные нормы, которые необходимо соблюдать при хранении важных бумаг в архиве:
- освещение - документация должна быть защищена от попадания солнечных лучей: для использования в архивном помещении рекомендуются лампы, которые имеют плафон закрытой формы - лучше если комната будет полностью изолирована от дневного света;
- необходимо контролировать уровень влажности воздуха и температуру в помещении - проверка проводится несколько раз в неделю;
- поддержание чистоты – обязательное условие при хранении документов - это предотвратит появление грибка.
Кроме всего этого, нужно обеспечить надежный уровень защиты документации, хранящейся в архиве. Поэтому нужно позаботиться о организации охранного процесса.