Подробности об электронном документообороте на предприятиях

Финансовый менеджмент

Прогресс в ИТ-сфере неизбежно сказывается на всех бизнес-процессах. Не является исключением и документооборот.

Компании всех форм собственности постепенно отказываются от бумаг в пользу электронных версий документации, применяя различные системы. В нашей стране одним из оптимальных решений в этой области считается 1С. Если есть желание подробнее про электронный документооборот + 1С 8.3 узнать, то в глобальной сети достаточно много информации на этот счет, а здесь будут рассмотрены основные моменты ЭД.

Понятие

Сначала следует разобраться с делопроизводством, которое включает в себя набор процедур, предназначенных для организации перемещения и создания документов внутри предприятия по разнообразным направлениям, начиная от кадровиков, и заканчивая производством. В рамках делопроизводства документы формируются на бумажных носителях и электронных.

Последний вариант предусматривает изготовление документации посредством исключительно компьютерного оборудования. Электронные документы ради повышения степени защиты визируются электронной подписью. Информация записывается в виде файлов определенных форматов. Хранятся они на локальном компьютере или на сервере.

Комплекс, состоящий из порядка и правил по созданию, интерпретированию, приему, передаче, архивированию документов, представляет собой документооборот. В него также входит мониторинг выполнения распоряжений, содержащихся в бумагах, меры по защите содержания от несанкционированного прочтения, копирования, изъятия.

Современный документооборот трансформируется в электронную разновидность из-за частичного отказа от бумажных версий. Когда документы создаются, передаются, контролируются только в цифровом пространстве, тогда можно говорить об электронном документообороте.Безбумажное делопроизводство вбирает в себя множество автоматизированных процессов, манипулирующих электронными документами, упрощающее ведение бизнеса, сокращает временные издержки при поиске нужных данных, формировании новой документации.

Достоинства

Документы допускается искать с учетом различных фильтров, накладывать определенные параметры. Учитывается документация в полном объеме вне зависимости от назначения, сферы применения. Оперативно формируются отчеты по деятельности предприятия, его отдельных подразделений.