Архивная обработка документов: что это такое и этапы

Финансовый менеджмент

Под архивной обработкой документации понимают процесс ее систематизации и упорядочивания. Этот процесс должен осуществляться с учетом требований законов. Архивная обработка бумаг в компании осуществляется архивариусом.

Такая работа требует соответствующих знаний, времени и финансов. Облегчить процесс обработки помогут сторонние компании, профессионально занимающиеся обслуживанием документации. Они не только правильно сформируют документальный архив, но и поместят его на своей территории при необходимости.

Обработка архивных документов проходит по следующим этапам:

• Определение ценности бумаг. Каждый документ рассматривается с точки зрения его практический и научной ценности, при этом определяется целесообразность его хранения.
• Классификация документации по назначению и срокам содержания в архиве.
• Обработка дел постоянного хранения. В ходе работы проводится полистный осмотр бумаг, их упорядочивание, составление описи дела. Также составляется общая опись дел, хранящихся постоянно.
• Обработка документов по личному составу. В эти дела входят лицевые счета работников, приказы по личному составу, договора, личные карточки и другие документы по сотрудникам.
• Обработка документации временного хранения. В процессе работы создается опись дел временного хранения.
• Отбор бумаг на утилизацию. В эту категорию входят бумажные носители, не обладающие какой-либо ценностью, и документация с истекшим периодом хранения. Уничтожение документов с истекшими сроками тут происходит после составления акта на утилизацию и согласования его с владельцем бумаг.
• Переплет документации и оформление дел.

Все бумаги, подлежащие хранению, имеют свой срок содержания в архиве. Эти сроки установлены законодательством и зависят от типа документов. Например, бухгалтерская документация хранится в течение 5 и более лет. Бумаги отдела кадров содержатся в архиве вплоть до прекращения функционирования компании.

Особой популярностью сегодня пользуется услуга размещения документального архива на территории компании, занимающейся архивной обработкой бумаг. Такая услуга позволяет сэкономить пространство в офисах компании-заказчика. На территории бывшего хранилища могут быть размещены дополнительные рабочие места, что приводит к улучшению эффективности работы предприятия. Такая услуга освобождает заказчика от необходимости организовывать безопасный и функциональный документальный архив самостоятельно.