Что представляет собой процедура уничтожения документов

Финансовый менеджмент

Стоит отметить, что уничтожение различного рода документации, срок хранения которой уже истек, является процедурой достаточно сложной, требующей следования определенным правилам и установкам.

В какой период оформить акт на уничтожение

В момент проведения хозяйственной деятельности любая организация накапливает определенное количество документации, которая не числиться в законодательных актах. Рано или поздно вопрос уничтожение документов встанет перед владельцами данной фирмы. Стоит помнить о том, что для формирования акта на уничтожения документации, необходимо конкретизировать сроки сохранности этих бумаг. В таком случае у организации есть возможность обратиться к специалистам архивного отдела, которые помогут решить данный вопрос. Только после выявления срока хранения документов можно будет решить, как именно с ними поступить — удалить или оставить на хранение еще какой-то период времени.

Если следовать законодательству, то там указано, что бухгалтерские документы должны храниться четыре года.

Rак правильно избавиться от макулатуры

Законодательством не обозначены какие-либо определенные методы избавления от ненужных документов, у которых срок хранения уже исчерпан. Так как этот вид документации уже не составляет никакой ценности для той или другой компании, уничтожать ее можно следующими способами:

• путем отправления на переработку - утилизация архивных документов — второе название данной процедуры;
• избавление от бумаг при помощи специального офисного инструмента — уничтожителя;
• сжигание бумаг, хотя процедура влечет за собой привлечение внимания пожарной службы

Оформление факта уничтожения документов

Существует специальный акт, который необходимо оформить после того, как будет осуществлен вывоз макулатуры, но он не является единственным документом, необходимым для оформления. Еще одна бумага формируется с целью подтверждения факта уничтожения устаревшей документации. Этот акт можно оформлять в свободной форме, так как для него определенных норм не существует. Но информация должна быть указана полностью.

Безусловно, уничтожение документации должно осуществляться после того, как экспертная комиссия проведет свою работу. После этого можно производить физическую ликвидацию нужных документов, она же должна сопровождаться созданием специального акта, который будет свидетельствовать о факте такой ликвидации.