Как правильно подготовить документы к передаче в архивное хранилище

Финансовый менеджмент

Деятельность каждой компании сопровождается большим багажом документов и чем дольше она существует, тем объемнее документальный багаж, требующий наличия свободного места для хранения.

Совершенно не обязательно держать всю архивную документацию на объекте, жители Москвы и Подмосковья могут доверить хранение документов архивному хранилищу «Сфера». Это мероприятие имеет ряд преимуществ:

• освобождение полезной площади, что способствует повышению производительности;
• хранение документов в «Сфере» обойдется на порядок дешевле, нежели на предприятии;
• хранение архивного фонда предприятия может осуществляться в фирменных коробках «Сферы», на которых отсутствует маркировка. Вы можете приобрести их или взять в аренду на неопределенный срок;
• взяв в аренду коробки от архивного хранилища, вы уменьшаете сумму первичного платежа по подготовке документов к передаче на хранение;
• оплата начисляется от одного короба и выше, минимальный платеж не предусмотрен, но, при накоплении большего количества коробок, оплата за хранение постепенно снижается.
  

По истечении срока хранения, компания может, по вашей заявке, осуществить процедуру уничтожения документации посредством шредера, по окончании работы, вам будет предоставлен соответствующий акт.

Как правильно подготовить документы к передаче в архивное хранилище

Передача документов на внеофисное хранение связана с дополнительным объемом работы, так как документация подлежит сортировке, укладке в короба и составлению описи. Цикл данных мероприятий можно выполнить тремя способами:

1. Самостоятельно. При этом вы сможете неплохо сэкономить, но процесс трудоемкий, требующий внимания при составлении соответствующих описей документации, передающейся на хранение. При этом, представители архивного хранилища дадут вам рекомендации, как лучше произвести подготовку документов к передаче.
2. Сотрудники «Сферы» могут самостоятельно произвести разбор и сортировку документации на территории офиса. Работа выполняется под наблюдением представителя компании, после упаковки коробов, сотрудники архивного хранилища передают описи. Для этого, работников «Сферы» необходимо обеспечить свободной площадью, позволяющей выполнить объем работы.
3. Подготовка документов к передаче на хранение на территории архивного хранилища, силами работников «Сферы». Данная услуга избавит вас от присутствия на территории офиса посторонних людей.

Администрация архивного хранилища «Сфера» ответственно подходит к вопросам, связанным с передачей документов на хранение. Компания разработала комплекс услуг, который избавит вас от хлопот, связанных с архивированием рабочей документации.