Что надо учесть при организации бизнес-мероприятий

Бизнес

Сегодня очень многие фирмы проводят разные бизнес-мероприятия – конференции, деловые встречи, выставки, семинары. У этих мероприятий могут быть различные цели - привлечение клиентов, прессы, дилеров, для решения корпоративных задач.

В последнее время эти мероприятия называют MICE-мероприятия (Meetings, Incentives, Conferences, Events). Meetings – это организация переговоров, деловых встреч, презентаций, ознакомительных поездок. Incentives - это поощрительные туры для клиентов, партнеров, сотрудников. Conferences – это организация сипмозиумов, конгрессов, симпозиумов, поездок на профессиональные мероприятия, корпоративные тренинги. Events - это организация специальных событий и праздников на фирме. Хороший пример такой организации – это Инфотелл: приглашения на мероприятия.

Всю организацию таких деловых мероприятий можно разделить на три части: предпроектную, проектную, постпроектную.

На первой предпроектной стадии надо определить задачи и цели мероприятия, его целевую аудиторию. Потом надо определить желаемый бюджет или хотя бы допустимые границы. Если этого не сделать, то можно впустую потратить время, когда в конце концов окажется, что просто не хватает денег. Все следующие этапы должны четко соответствовать утвержденному на первом этапе ЦАБ (цели, аудитория, бюджет). Если сама идея по одному из пунктов не подходит, то будет рационально воплотить ее по другому.

После того, как определили бюджет, мероприятия и аудиторию, надо решить, кто же будет заниматься организацией: специализированная компания или сотрудники фирмы. Если организацией будут заниматься ваши сотрудники, то надо определиться с их полномочиями, кого они могут привлечь для реализации проекта, в какое рабочее время проектная группа сможет собираться.