Составляем акт взаиморасчетов: назначение и особенности

Бизнес

Акт взаиморасчетов - это документ, который составляется между двумя организациями.

В нем отображаются все расчеты, которые производились за определенный период. В законодательстве не прописано то, как именно должен быть составлен акт. Ввиду этого многие фирмы используют ту форму, которая является более удобной для них. Кроме того, любая организация может самостоятельно разработать собственную форму акта сверки взаиморасчетов. Зачастую его составлением занимается бухгалтерский отдел.

В каких случаях нужно составлять акт взаиморасчетов

Данный документ составляется в тех случаях, когда:

• одна из сторон позволяет отсрочить платеж другой;
• когда обе стороны взаимодействуют друг с другом на постоянной основе;
• планируется заключить дополнительные соглашения по сотрудничеству в дальнейшем.

Акт взаиморасчетов является также своеобразной страховкой, если одна из сторон нарушает условия сотрудничества. Он может помочь при решении спорных вопросов в судебном порядке.

Документ составляется в двух экземплярах и подписывается двумя сотрудничающими организациями. Обычно он составляется на месяц, однако организация может сама выбирать, за какой период составлять документ.

Этапы составления

Составление акта подразумевает отражение в нем полного перечня финансовых взаимоотношений между организациями. Также в нем отражаются конкретные сроки по выплатам одной из сторон. После составления акта он выдается на сверку контрагенту. Стоит отметить, что данные в актах от обеих организаций должны совпадать. Это гарантирует, что контрагент подтверждает правильность составления акта. Также это означает, что контрагент согласен со всеми данными, которые отображены в акте.

Стоит отметить, что составление акта может быть достаточно кропотливым занятием, если не использовать специализированное программное обеспечение. В качестве такового может выступать программа 1С. Однако многие часто не знают, как в 1С сделать акт сверки с контрагентом. Также составление может проводиться в Excel, однако данная среда является менее удобной, чем 1С.

В программе 1С можно создавать акт на основе комплексного анализа всех договоров по заданному периоду. Для этого необходимо выбрать определенное количество договоров с контрагентом, а также период времени, по которому нужна сверка. Кроме того, в 1С можно задать дополнительные параметры для печатной формы. Когда контрагент подтверждает факт того, что акт составлен верно, документ можно защитить от изменений.