Как снизить количество ошибок в документообороте организации

Бизнес

Как не автоматизируй учет на предприятии, бумажной волокиты меньше не становится. Документооборот всегда сопряжен не только с неизменными человеческими ошибками, но и с целым рядом проблем по поиску, архивированию и уничтожению нужных документов. Особенно слабые места в организации документопотока всплывают с приходом налоговой или аудиторской проверки, когда в подшитом деле вдруг обнаруживаются незаполненные страницы, либо затребованную ревизором бумагу ищут несколько часов, а то и дней.

Естественно, самый быстрый способ привести документооборот в порядок – разработать соответствующий регламент и раздать по отделам инструкции, где шаг за шагом будут прописаны действия персонала по оформлению, хранению и передаче документов. При этом целесообразно использовать все возможные средства, исключающие путаницу между документами, например, папки определенного цвета присущие определенному отделу или типу документов, самоклеящиеся этикетки, специальную картотеку и т. д. Не мешает ввести и систему мотивации персонала, например, за отсутствие ошибок в оформлении поощрять премией, а за наличие – нещадно штрафовать. Например, приобщение незаконченного документа к готовому делу можно будет легко выявить, если регламентом предусмотрено подписание акта приемки документов, а если неготовый документ все же приняли, подписавший несет материальную ответственность.

Такая система за короткое время позволяет исправить многие ошибки.

Помимо регламента, важно вместе с юристами и бухгалтерами составить номенклатуру дел, где будут указаны сроки хранения тех или иных документов. Ее следует утвердить приказом руководителя. Для составления такой номенклатуры есть специальные ГОСТы, но можно для удобства применить и собственные разработки.

Определенным плюсом для документооборота является использование аутсорсинговых бухгалтерских и складских услуг. Тогда схема работы избавляет от целого вагона промежуточной документации, да и ответственность за ведение дел и сохранение товарно-материальных ценностей перекладывается на плечи аутсорсера. Кроме того, есть специализированные фирмы, предлагающие услуги по оптимизации документопотока.

Они помогают не только избежать ошибок в документах, но и, как правило, занимаются их переплетением, архивированием и уничтожением, а также берут на себя составление номенклатуры дел и регламентов. В принципе, иной раз выгоднее довериться профессионалам, чем самостоятельно искать пути решения.